Was ist eine PDF-Datei?
PDF steht für Portable Document Format, also ein übertragbares Dokumentformat. Es fasst ein Dokument in Seiten zusammen, die sich auf verschiedenen Geräten anzeigen und weitergeben lassen. Wer den Inhalt einer PDF-Datei kennt, kann die passende Bearbeitung wählen und ihre Größe besser einschätzen.
Ein festes Seitenlayout
Eine PDF-Datei beschreibt, wo Text, Bilder und andere Elemente auf einer Seite stehen. Anders als ein bearbeitbares Dokument behält sie normalerweise ihre Seitenumbrüche und Anordnung beim Öffnen auf einem anderen Gerät. Adobes Überblick über PDF erläutert diesen Zweck: Dokumente ohne das ursprüngliche Erstellungsprogramm austauschen.
Das ist für Rechnungen, Formulare, Berichte und Anleitungen praktisch. Trotzdem zeigt nicht jedes Anzeigeprogramm jede Funktion genau gleich an. Schriftarten, ausfüllbare Formulare und ungewöhnliche Inhalte sollte man prüfen. Bewahren Sie die bearbeitbare Quelldatei auf, wenn Sie später Texte oder das Layout ändern möchten.
Text oder ein Bild der Seite
Eine aus einem Textprogramm exportierte PDF enthält häufig echten Text. Wörter lassen sich dann meist markieren, suchen und kopieren. Ein Scan kann dagegen nur ein Foto jeder Seite enthalten. Die Buchstaben sind sichtbar, aber die Datei erkennt sie möglicherweise nicht als Text.
Texterkennung, auch OCR genannt, kann einem Scan eine durchsuchbare Textebene hinzufügen. Bei kleiner Schrift, Handschrift oder schlechten Aufnahmen entstehen jedoch Fehler. Prüfen Sie das Ergebnis. Eine Komprimierung allein erkennt keinen Text, korrigiert keine Schreibfehler und macht das Dokument nicht automatisch barrierefrei.
Warum PDF-Dateien groß werden
Ganzseitige Bilder, hohe Scanauflösung und Farbfotos benötigen oft viel mehr Speicherplatz als reiner Text. Deshalb kann ein kurzer Scan größer sein als ein langer Bericht aus dessen Quelldatei. Entscheidend sind der Inhalt und seine Kodierung, nicht allein die Anzahl der Seiten.
Im Ratgeber zum Verkleinern gescannter PDFs erfahren Sie, worauf Sie achten sollten. Kleinere Bilder sparen Platz, können aber feine Details verschlechtern. Behalten Sie das Original und vergleichen Sie kleine Schrift, Stempel und Diagramme, bevor Sie die verkleinerte Kopie weitergeben.
Das passende Werkzeug wählen
Komprimieren Sie eine PDF, wenn Sie eine kleinere Kopie benötigen. Die Ersparnis hängt von der Datei ab; bereits optimierte Dokumente schrumpfen möglicherweise kaum. Teilen nach Größe hilft, wenn mehrere Dateien akzeptabel sind. Mit Seitenorganisation können Sie Seiten drehen, umsortieren oder entfernen.
Die Geschichte von PDF erklärt, wie der Dokumentaustausch das Format geprägt hat. Öffnen Sie nach jeder Bearbeitung das Ergebnis und prüfen Sie die Seiten. Bewahren Sie sowohl die ursprüngliche PDF als auch die bearbeitbare Quelle auf.
Bei Textproblemen lesen Sie, warum PDF-Text nicht auswählbar ist. Archivanforderungen erklärt PDF und PDF/A.