PDF und PDF/A: Was ist der Unterschied?
PDF ist ein allgemeines Dokumentformat. PDF/A umfasst Standards, die PDF für die langfristige Wiedergabe seines statischen Erscheinungsbilds einschränken. Fragen Sie das empfangende Archiv nach seinen Anforderungen und prüfen Sie die fertige Datei genau gegen diese Vorgaben.
PDF/A schränkt das PDF-Format ein
Eine gewöhnliche PDF kann Funktionen enthalten, die externe Ressourcen oder interaktives Verhalten benötigen. PDF/A beschränkt das Format, damit die zur Wiedergabe notwendigen Ressourcen in der Datei selbst vorhanden sind. Die PDF/A-FAQ der PDF Association erläutert Anforderungen an Schriften, Bilder und Farbinformationen sowie Einschränkungen für dynamische Inhalte.
Das dient einem bestimmten Archivierungsziel. Für alltägliche Berichte, Entwürfe oder Rechnungen kann eine gewöhnliche PDF geeignet sein. Entscheidend ist, welche Eigenschaften der Empfänger benötigt und ob er die Datei korrekt öffnen kann.
Das genaue Konformitätsprofil erfragen
Die Bitte „Senden Sie eine PDF/A“ lässt offen, welchen Teil und welche Konformitätsstufe eine Einrichtung akzeptiert. Die FAQ der PDF Association beschreibt Unterschiede zwischen Teilen des Standards, darunter unterstützte Funktionen und eingebettete Dateien. Die verschiedenen Profile sind nicht beliebig austauschbar.
Fragen Sie vor der Umwandlung nach dem dokumentierten Zielprofil und zusätzlichen Abgabevorgaben. Bewahren Sie Quelle und ursprüngliche PDF auf. Nicht unterstützte Funktionen können sich bei der Konvertierung verändern. Vergleichen Sie deshalb das Ergebnis mit dem Dokument, das Sie erhalten möchten.
Durchsuchbarer Text ist eine eigene Anforderung
Ein reiner Bildscan kann richtig aussehen, ohne Wörter zu enthalten, nach denen Software suchen kann. PDF/A führt nicht automatisch OCR aus. Die PDF Association behandelt OCR gesondert von der Archivkonformität. Wenn Suche oder Kopieren wichtig sind, fragen Sie nach Anforderungen an erkannten Text und dessen Prüfung.
Lesen Sie zunächst, warum PDF-Text nicht auswählbar sein kann. Kontrollieren Sie nach OCR insbesondere Namen, Datumsangaben und Zahlen. Eine durchsuchbare Textebene allein belegt auch keine vollständige Barrierefreiheit des Dokuments.
Verstehen, was eine Validierung bestätigt
Ein Validator prüft ein bestimmtes Konformitätsprofil. Die Validierungsdokumentation von veraPDF beschreibt formalisierte PDF/A-Anforderungen und Prüfprofile. Ein bestandener Bericht unterstützt die Konformität zum geprüften Profil. Er bestätigt nicht automatisch sämtliche zusätzlichen Regeln der empfangenden Einrichtung.
Bewahren Sie den Bericht zusammen mit der geprüften Datei auf und dokumentieren Sie das verwendete Profil. Kontrollieren Sie Darstellung und Textqualität gesondert. „PDF-A“ im Dateinamen oder eine Archivexportfunktion reichen als Nachweis nicht aus. Prüfen Sie nach Änderungen erneut, wenn diese die Konformität beeinflussen können.
Auch die Aufbewahrung planen
PDF/A ist weder ein Sicherungssystem noch ein Schutz gegen Datenbeschädigung. Das erklärt die FAQ der PDF Association. Aufbewahrungsregeln, Zugriffsrechte, Integritätsprüfungen und mehrere gespeicherte Kopien gehören weiterhin zum Archivierungsablauf. Welche Kontrollen sinnvoll sind, hängt vom Archiv und vom Zweck des Dokuments ab.
PDFThin-Komprimierung ist keine PDF/A-Konvertierung oder Zertifizierung. Für kleinere Versandkopien lesen Sie, warum Komprimierung unterschiedlich viel spart. Behalten Sie das Archivoriginal und prüfen Sie die Empfangsvorgaben, bevor Sie es ersetzen. Die Geschichte von PDF bietet weiteren Hintergrund.
Checkliste für eine Archivkopie
- Bewahren Sie die ursprüngliche PDF und die bearbeitbare Quelle unverändert auf.
- Erfragen Sie den genauen PDF/A-Teil und das Profil sowie zusätzliche Lieferregeln des Empfängers.
- Exportieren Sie eine separate Kopie mit einem Programm, das dieses Profil unterstützt.
- Prüfen Sie mit einem geeigneten Validator wie veraPDF, ob die Kopie dem gewünschten Profil entspricht, und speichern Sie den Bericht.
- Vergleichen Sie Seitenzahl, Reihenfolge, Darstellung und wichtige Texte mit dem Original. Prüfen Sie Namen, Daten und Beträge getrennt von der Profilvalidierung.
- Bewahren Sie die geprüfte Datei, Profilangaben und den Bericht gemeinsam auf, mit Sicherungskopien. Nach weiterer Konvertierung oder Komprimierung validieren und vergleichen Sie erneut, bevor Sie die Archivkopie ersetzen.
PDFThins grundlegende Dateiprüfungen prüfen weder ein Archivprofil noch die Darstellung und den Text jeder Seite im Vergleich zum Original. Komprimierung konvertiert nicht zu PDF/A und zertifiziert es nicht. Ein erfolgreicher Komprimierungslauf ersetzt diese Checkliste nicht.