PDF e PDF/A: qual é a diferença?

PDF/A limita o formato PDF

Um PDF normal pode incluir funções dependentes de recursos externos ou de interações. PDF/A limita o formato para que os recursos necessários à reprodução estejam dentro do ficheiro. As perguntas frequentes da PDF Association descrevem requisitos para tipos de letra, imagens e informação de cor, bem como restrições sobre conteúdo dinâmico.

Estas regras servem um objetivo específico de conservação. Para faturas, rascunhos e leitura quotidiana, um PDF normal pode bastar, desde que corresponda às necessidades do destinatário e abra corretamente no seu leitor.

Pedir o perfil exato de conformidade

«Envie um PDF/A» pode não esclarecer que parte e nível de conformidade a organização aceita. As perguntas frequentes da PDF Association explicam diferenças, incluindo funções suportadas e ficheiros incorporados. Os perfis PDF/A não são todos intercambiáveis.

Antes da conversão, peça o perfil documentado e as regras adicionais de entrega. Guarde a fonte e o PDF original. A conversão pode alterar funções incompatíveis; compare a nova cópia com o documento que pretendia preservar. Confira também as páginas que contêm elementos especiais.

O texto pesquisável é uma questão separada

Uma digitalização pode ter bom aspeto sem conter palavras que o programa consiga pesquisar. PDF/A não executa OCR automaticamente. A PDF Association aborda o OCR separadamente da conformidade arquivística. Se pesquisa ou cópia forem importantes, pergunte se é exigido texto reconhecido e como deve ser verificado.

Leia porque o texto de um PDF pode não ser selecionável. Depois do OCR, confira nomes, datas e números. Uma camada de texto pesquisável também não demonstra, por si só, acessibilidade completa do documento.

Compreender o que a validação demonstra

Um validador verifica um perfil de conformidade definido. A documentação de validação do veraPDF descreve requisitos PDF/A formalizados e perfis de verificação. Um relatório favorável sustenta a conformidade com o perfil testado; não certifica todas as regras adicionais que a instituição destinatária possa impor.

Guarde o relatório com o ficheiro testado e registe o perfil utilizado. Verifique separadamente o aspeto e a qualidade do texto. «PDF-A» no nome ou uma opção de exportação arquivística não bastam como prova. Valide novamente após alterações que possam afetar a conformidade.

Planear também a conservação dos ficheiros

PDF/A não é um sistema de cópias de segurança nem proteção contra dados corrompidos, como explicam as perguntas frequentes da PDF Association. Regras de conservação, controlos de acesso, verificações de integridade e várias cópias guardadas continuam a fazer parte do processo. As medidas adequadas dependem do arquivo e da finalidade do documento.

A compressão PDFThin não converte nem certifica PDF/A. Para uma cópia menor destinada a envio, consulte porque variam os resultados. Conserve o original arquivístico e confirme os requisitos antes de o substituir. A história do PDF oferece mais contexto.

Lista de verificação para uma cópia de arquivo

1. Guardar sem alterações o PDF original e o ficheiro de origem editável.
2. Pedir ao destinatário a parte e o perfil exatos de PDF/A, além das outras regras de entrega.
3. Exportar uma cópia separada com uma ferramenta que suporte o perfil pedido.
4. Validar a cópia segundo o perfil pedido com um validador adequado, como o veraPDF, e guardar o relatório.
5. Comparar o número e a ordem das páginas, o aspeto e o texto importante com o original. Verificar nomes, datas e valores separadamente da validação do perfil.
6. Guardar juntos o ficheiro testado, os dados do perfil e o relatório, com cópias de segurança. Após outra conversão ou compressão, voltar a validar e comparar antes de substituir a cópia de arquivo.

As verificações básicas do PDFThin não validam um perfil de arquivo nem comparam o aspeto e o texto de todas as páginas. A compressão não converte para PDF/A nem o certifica; um resultado bem-sucedido não substitui esta lista de verificação.