PDF et PDF/A : quelle différence ?
PDF est un format général de document. PDF/A est une famille de normes qui encadre le PDF pour reproduire durablement son apparence statique. Demandez au service destinataire ses exigences, puis contrôlez le fichier obtenu selon ces exigences.
PDF/A limite les possibilités du PDF
Un PDF ordinaire peut comporter des fonctions dépendant de ressources externes ou d’interactions. PDF/A limite le format pour inclure dans le fichier les ressources nécessaires à sa restitution. La FAQ PDF/A de la PDF Association décrit les exigences concernant les polices, les images et les informations de couleur, ainsi que les restrictions sur les contenus dynamiques.
Ces règles répondent à un objectif de conservation précis. Pour partager une facture ou un brouillon, un PDF ordinaire peut convenir si le destinataire peut l’ouvrir correctement.
Demander le profil exact attendu
« Envoyez un PDF/A » ne précise pas toujours la partie et le niveau de conformité acceptés. La FAQ de la PDF Association explique leurs différences, notamment pour les fonctions prises en charge et les fichiers incorporés. Les profils PDF/A ne sont pas tous interchangeables.
Avant la conversion, demandez le profil documenté et les règles supplémentaires de dépôt. Conservez la source et le PDF initial. La conversion peut modifier des fonctions incompatibles : comparez la nouvelle copie avec le document que vous souhaitiez préserver.
La recherche dans le texte reste une question distincte
Un scan peut s’afficher correctement sans contenir de mots que le logiciel puisse rechercher. PDF/A ne lance pas automatiquement l’OCR. La PDF Association traite l’OCR séparément de la conformité archivistique. Si la recherche ou la copie compte, demandez si un texte reconnu est exigé et comment il doit être contrôlé.
Lisez pourquoi le texte peut être impossible à sélectionner. Après l’OCR, vérifiez noms, dates et nombres. Une couche de texte permettant la recherche ne démontre pas, à elle seule, une accessibilité complète.
Comprendre ce que prouve la validation
Un validateur vérifie un profil de conformité défini. La documentation de validation veraPDF décrit des exigences PDF/A formalisées et leurs profils. Un rapport positif étaye la conformité au profil testé ; il ne certifie pas toutes les règles supplémentaires que peut imposer votre organisme destinataire.
Conservez le rapport avec le fichier testé et notez le profil utilisé. Contrôlez séparément l’apparence et la qualité du texte. « PDF-A » dans un nom de fichier ou une option d’export archivistique ne suffisent pas. Validez de nouveau après une modification pouvant affecter la conformité.
Prévoir aussi la conservation des fichiers
PDF/A n’est ni un système de sauvegarde ni une protection contre la corruption des données, comme l’explique la FAQ de la PDF Association. Les durées de conservation, les accès, les contrôles d’intégrité et plusieurs copies stockées restent nécessaires à la gestion des archives. Les mesures adaptées dépendent de l’organisme et du document.
La compression PDFThin ne convertit ni ne certifie en PDF/A. Pour une copie d’envoi plus petite, consultez les limites de la compression, gardez l’original archivistique et vérifiez les exigences avant de le remplacer. L’histoire du PDF complète ces explications.
Liste de contrôle pour une copie d’archive
- Conservez le PDF original et la source modifiable sans les altérer.
- Demandez au destinataire la partie et le profil PDF/A exacts, ainsi que ses autres règles de dépôt.
- Exportez une copie distincte avec un outil prenant en charge le profil demandé.
- Validez la copie selon le profil demandé avec un validateur adapté, comme veraPDF, et gardez le rapport.
- Comparez le nombre de pages, leur ordre, leur aspect et le texte important avec l’original. Vérifiez noms, dates et montants séparément de la validation du profil.
- Conservez ensemble le fichier testé, les détails du profil et le rapport, avec des sauvegardes. Après une autre conversion ou compression, validez et comparez à nouveau avant de remplacer la copie d’archive.
Les contrôles de base de PDFThin ne valident pas un profil d’archivage et ne comparent pas l’aspect et le texte de chaque page. La compression ne convertit pas en PDF/A et ne le certifie pas ; son succès ne remplace pas cette liste de contrôle.