PDF y PDF/A: ¿cuál es la diferencia?
PDF es un formato general de documentos. PDF/A es una familia de normas que limita PDF para reproducir su apariencia estática a largo plazo. Consulta los requisitos del archivo receptor y comprueba el documento resultante según esas condiciones.
PDF/A limita el formato PDF
Un PDF normal puede incluir funciones que dependan de recursos externos o de interacciones. PDF/A limita el formato para que los recursos necesarios para reproducir el documento estén dentro del archivo. Las preguntas frecuentes de la PDF Association describen requisitos de fuentes, imágenes e información de color, además de restricciones para contenido dinámico.
Esto responde a un objetivo concreto de conservación. Para compartir facturas, borradores o informes cotidianos, un PDF normal puede servir si cumple las necesidades del destinatario y se abre correctamente.
Pregunta por el perfil exacto de conformidad
«Envía un PDF/A» puede dejar sin aclarar qué parte y qué nivel de conformidad acepta la organización. Las preguntas frecuentes de la PDF Association explican diferencias en funciones admitidas y archivos incorporados. No todos los perfiles PDF/A son intercambiables.
Antes de convertir, solicita el perfil documentado y las reglas adicionales de entrega. Conserva la fuente y el PDF original. La conversión puede alterar funciones incompatibles; compara la copia convertida con el documento que querías preservar. Comprueba también las páginas que contienen elementos especiales.
El texto buscable sigue siendo otra cuestión
Un escaneo puede verse correctamente sin contener palabras que el programa pueda buscar. PDF/A no ejecuta OCR automáticamente. La PDF Association trata el OCR por separado de la conformidad archivística. Si importa buscar o copiar, pregunta si también se exige texto reconocido y cómo debe comprobarse.
Lee por qué el texto puede no ser seleccionable antes de diagnosticar un escaneo. Después del OCR, revisa nombres, fechas y cifras. Una capa buscable tampoco demuestra por sí sola que el documento sea completamente accesible.
Entiende qué demuestra una validación
Un validador comprueba un perfil de conformidad definido. La documentación de validación de veraPDF describe requisitos PDF/A formalizados y perfiles de comprobación. Un informe favorable respalda la conformidad con el perfil probado; no certifica todas las condiciones adicionales que pueda imponer la institución receptora.
Guarda el informe con el archivo comprobado y registra el perfil utilizado. Revisa por separado el aspecto y la calidad del texto. Un nombre con «PDF-A» o una opción de exportación archivística no bastan. Vuelve a validar tras cambios que puedan afectar a la conformidad.
Planifica también el almacenamiento
PDF/A no es un sistema de copias de seguridad ni una protección frente a datos dañados, como explican las preguntas frecuentes de la PDF Association. Las políticas de conservación, los accesos, las comprobaciones de integridad y varias copias almacenadas siguen formando parte del trabajo. Las medidas adecuadas dependen del archivo y del propósito del documento.
La compresión PDFThin no convierte ni certifica PDF/A. Para una copia de envío menor, consulta por qué varían los resultados. Conserva el original archivístico y revisa los requisitos antes de reemplazarlo. La historia del PDF aporta contexto.
Lista de pasos para una copia de conservación
- Conserva sin cambios el PDF original y la fuente editable.
- Pregunta al destinatario por la parte y el perfil exactos de PDF/A, además de sus otras reglas de entrega.
- Exporta una copia aparte con una herramienta que admita el perfil solicitado.
- Valida la copia frente al perfil solicitado con un validador adecuado, como veraPDF, y guarda el informe.
- Compara el número y orden de páginas, el aspecto y el texto importante con el original. Revisa nombres, fechas e importes por separado de la validación del perfil.
- Guarda juntos el archivo comprobado, los datos del perfil y el informe, con copias de seguridad. Tras otra conversión o compresión, vuelve a validar y comparar antes de sustituir la copia de archivo.
Las comprobaciones básicas de PDFThin no validan un perfil de archivo ni comparan el aspecto y texto de todas las páginas. La compresión no convierte a PDF/A ni lo certifica; que termine bien no sustituye esta lista de pasos.