¿Qué es un PDF?

Una distribución estable de la página

Un PDF describe dónde se colocan el texto, las imágenes y otros elementos de cada página. A diferencia de un documento editable, normalmente conserva los saltos de página y la distribución al abrirse en otro equipo. La explicación de Adobe sobre PDF presenta su finalidad: compartir documentos sin depender del programa original.

Por eso resulta útil para facturas, formularios, informes y manuales. Aun así, no todos los lectores muestran todas las funciones de la misma manera. Conviene revisar las fuentes, los formularios interactivos y los contenidos poco habituales. Conserva el archivo fuente editable si más adelante tendrás que cambiar el texto o el diseño.

Texto y páginas escaneadas

Un PDF exportado desde un procesador de textos suele contener texto real. Normalmente puedes seleccionar palabras, buscar una frase y copiar un fragmento. Un escaneo puede contener solo una fotografía de cada página. Las letras se ven, pero el archivo quizá no las reconoce como texto.

El reconocimiento óptico de caracteres, conocido como OCR, puede añadir una capa de texto que permita búsquedas. Puede equivocarse con la letra pequeña, los manuscritos o las fotografías de mala calidad. Revisa el resultado. Comprimir un escaneo no reconoce por sí solo el texto, no corrige la ortografía ni hace que el documento sea accesible.

Por qué crece el tamaño

Las imágenes de página completa, una alta resolución y las fotografías en color suelen ocupar mucho más espacio que el texto. Un escaneo corto puede pesar más que un informe largo exportado desde su fuente. El tamaño depende del contenido y de su codificación, no solo del número de páginas.

La guía para reducir PDFs escaneados explica qué revisar. Reducir imágenes puede ahorrar espacio, pero también dificultar la lectura de detalles. Guarda el original y compara la letra pequeña, los sellos y los gráficos antes de compartir una copia más ligera.

Elige la operación adecuada

Usa la compresión de PDF para obtener una copia más pequeña. La reducción varía; un archivo ya optimizado puede cambiar muy poco. La división por tamaño sirve si puedes enviar varias partes. Con la organización de páginas puedes girarlas, reordenarlas o eliminar las que no necesitas.

La historia del PDF explica cómo el intercambio de documentos influyó en el formato. Después de cualquier operación, abre el resultado y comprueba sus páginas. Conserva tanto el PDF original como la fuente editable.

Para problemas de texto, lee por qué puede fallar la selección. Para requisitos de archivo, consulta PDF y PDF/A.