Vad är en PDF?
PDF står för Portable Document Format, alltså ett portabelt dokumentformat. Det samlar ett dokument i sidor som kan visas och delas på olika enheter. Om du vet vad en PDF innehåller blir det lättare att välja hur du ska minska filstorleken eller förbereda den för en mottagare.
En sida med fast layout
En PDF beskriver var text, bilder och andra delar ska ligga på en sida. Till skillnad från ett redigerbart dokument behåller den normalt sidbrytningar och placering när den öppnas på en annan enhet. Adobes beskrivning av PDF förklarar syftet: att dela dokument utan att behöva programmet som skapade dem.
Det är användbart för fakturor, blanketter, rapporter och handböcker. Alla läsare visar ändå inte varje funktion på exakt samma sätt. Typsnitt, interaktiva formulär och ovanligt innehåll kan behöva kontrolleras. Spara den redigerbara källfilen om du senare vill ändra texten eller sidornas utformning.
Text eller bilder av sidor
En PDF som exporteras från ett ordbehandlingsprogram innehåller ofta riktig text. Då kan du vanligtvis markera ord, söka efter en fras och kopiera ett stycke. En skanning kan i stället innehålla ett fotografi av varje sida. Bokstäverna syns, men filen kanske inte känner igen dem som text.
Optisk teckenigenkänning, eller OCR, kan lägga till ett sökbart textlager i en skanning. Den kan feltolka liten text, handskrift och dåliga fotografier, så kontrollera resultatet. Komprimering av en skanning gör inte texten sökbar, rättar inte stavfel och gör inte automatiskt dokumentet tillgängligt.
Varför vissa PDF-filer blir stora
Helsidesbilder, hög skanningsupplösning och färgfotografier kan ta betydligt mer plats än vanlig text. Ett kort skannat dokument kan därför vara större än en lång rapport som exporterats från sin källfil. Storleken beror på innehållet och hur det har kodats, inte bara på antalet sidor.
Guiden om att minska skannade PDF-filer förklarar vad du bör granska. Mindre bilder kan spara plats men göra detaljer svårare att läsa. Behåll originalet och jämför liten text, stämplar och diagram innan du delar en mindre kopia.
Välj verktyg efter behov
Använd PDF-komprimering när du behöver en mindre kopia. Minskningen varierar och en redan optimerad fil kanske knappt ändras. Välj delning efter storlek om flera delar fungerar för mottagaren. Med sidorganisation kan du rotera, ändra ordning eller ta bort onödiga sidor.
Läs om PDF:s historia för att förstå hur dokumentutbyte formade formatet. Öppna resultatet efter varje åtgärd och kontrollera sidorna. Spara både den ursprungliga PDF-filen och den redigerbara källfilen.
Vid textproblem, läs varför markering kan misslyckas. För arkivkrav, se PDF och PDF/A.