Che cos’è un PDF?
PDF significa Portable Document Format, cioè formato di documento portabile. Racchiude un documento in pagine che si possono visualizzare e condividere su dispositivi diversi. Capire cosa contiene un PDF aiuta a scegliere come ridurne le dimensioni o prepararlo per chi deve riceverlo.
Una pagina con un’impaginazione stabile
Un PDF descrive la posizione di testo, immagini e altri elementi sulla pagina. A differenza di un documento modificabile, normalmente conserva le interruzioni di pagina e la disposizione quando viene aperto altrove. La presentazione del PDF di Adobe ne spiega lo scopo: condividere documenti senza dipendere dal programma originale.
È utile per fatture, moduli, relazioni e manuali. Tuttavia, non tutti i lettori visualizzano ogni funzione esattamente allo stesso modo. Caratteri, moduli interattivi e contenuti insoliti richiedono un controllo. Conserva il file sorgente modificabile se in futuro dovrai cambiare il testo o l’impaginazione.
Testo oppure immagini scansionate
Un PDF esportato da un programma di videoscrittura contiene spesso testo vero. Di solito puoi selezionare parole, cercare una frase e copiare un brano. Una scansione può invece contenere soltanto una fotografia di ciascuna pagina. Le lettere sono visibili, ma il file potrebbe non riconoscerle come testo.
Il riconoscimento ottico dei caratteri, o OCR, può aggiungere alla scansione un livello di testo ricercabile. Può leggere male i caratteri piccoli, la scrittura a mano o fotografie poco nitide. Controlla il risultato. Comprimere una scansione non ne riconosce da solo il testo, non corregge l’ortografia e non rende automaticamente accessibile il documento.
Perché alcuni PDF sono grandi
Immagini a pagina intera, scansioni ad alta risoluzione e fotografie a colori occupano spesso molto più spazio del semplice testo. Una scansione breve può quindi essere più pesante di una lunga relazione esportata dalla sua sorgente. Contano il contenuto e la sua codifica, non solo il numero di pagine.
La guida per ridurre i PDF scansionati spiega cosa controllare. Immagini più piccole possono risparmiare spazio, ma rendere meno leggibili i dettagli. Conserva l’originale e confronta testo piccolo, timbri e diagrammi prima di condividere una copia ridotta.
Scegliere lo strumento adatto
Usa la compressione PDF per ottenere una copia più piccola. Il risultato varia e un file già ottimizzato può cambiare poco. La divisione per dimensione è adatta se sono accettabili più parti. Con l’organizzazione delle pagine puoi ruotarle, riordinarle o eliminare quelle inutili.
La storia del PDF racconta come lo scambio di documenti abbia influenzato il formato. Dopo ogni operazione, apri il risultato e verifica le pagine. Conserva sia il PDF originale sia il documento sorgente modificabile.
Per problemi di testo, leggi perché la selezione può fallire. Per i requisiti d’archivio, consulta PDF e PDF/A.